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Internetmarke: Umschläge frankieren und direkt mit Adressen bedrucken

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Die Deutsche Post AG bietet an, Briefmarken online zu erstellen und unterschiedliche Medien direkt zu frankieren und mit Adressen zu bedrucken

Nicht immer ist die richtige Briefmarke zur Hand. Und gerade, wenn man mehrere gleichgeartete Briefe versenden möchte, ist es praktisch, wenn man nicht jeden Brief einzeln frankieren und mit den Adressen versehen muss. Hier bietet die Deutsch Post AG eine gute Möglichkeit, einfach und effizient diese Aufgabe zu automatisieren. Und das anhand einer kleinen EXCEL-Datei, die ich für meine eigenen Zwecke entwickelt haben, die aber vielleicht auch für Sie vielleicht nützlich sein kann. Am Ende des Artikels finden Sie einen Link, wo Sie diese Datei herunterladen können (ohne Netz und doppeltem Boden...).

Es sei gleich vorweg gesagt, das hier ist keine Werbeveranstaltung für die Deutsche Post AG, sondern es soll ein kleiner Beitrag sein, eine Funktion, die die Deutsche Post AG zur Verfügung stellt, einfacher nutzen zu können. Geeignet ist die im Folgenden beschriebene Vorgehensweise für (kleine) Vereine, für kleine Unternehmen und auch für Privatpersonen, die gerne und öfter Briefe schreiben.

Voraussetzungen für die Internetmarke

Zunächst möchte ich die Anforderung, um die es geht, in den Grundzügen kurz anreißen:

Sie möchten einen Briefumschlag frankieren und gleichzeitig die Anschrift auf den Briefumschlag drucken. Die Voraussetzung dafür ist:

  • Sie verfügen über einen Drucker, der in der Lage ist, unterschiedliche Medien zu bedrucken, so z.B. Umschläge oder auch Etiketten
  • Sie haben das Porto für die Sendung ermittelt, so dass Sie die entsprechenden elektronischen Briefmarken definieren können
  • Die Emfpängeradressen müssen erfasst und in eine Form gebracht werden, dass die Deutsche Post AG diese verarbeiten kann (das ist möglich über das EXCEL-Sheet, dass zum Download bereit steht)

Beschreibung des Erstellens einer Internetmarke über die eFiliale der Deutschen Post AG

Erst einmal gehe ich auf die Vorgehensweise ein, wie die Deutsche Post AG das Erstellen von Internetmarken vorgesehen hat. Für die Internetbriefmarke gibt es im Internet eine entsprechende Internetseite. Die Adresse lautet www.efiliale.de. Was ich hier nicht beschreiben möchte ist, wie Sie sich ein Konto anlegen bzw. wie Sie die Briefmarken bezahlen können, folgen Sie diesbezüglich bitte den Hinweisen, die Sie auf dem Web-Auftritt vorfinden. Hier geht es einfach nur um die technische Erstellung von frankierten Briefumschlägen bzw. Adressaufklebern.

Wenn Sie die Seite aufgerufen haben, wählen Sie die Auswahl "Internetmarken online drucken aus":

internetmarke_drucken

Sie werden aufgefordert, das gewünschte Porto zu bestimmen. Wählen Sie dort das erforderliche Porto für Ihre Sendung aus. Auf der folgenden Seite können Sie auswählen, dass Sie die elektronische Briefmarke mit Adresse(n) versehen möchten. Bitte wählen Sie zu diesem Zweck den folgenden Knopf:

mit_adressen

Wählen Sie bitte die Option in Form eines Reiters "CSV Import" aus:

csv_import

Nun müssen Sie die Datei mit dem "Durchsuchen..."-Knopf auswählen, die die Adresse(n) enthält, an die Ihre Sendung geschickt werden soll. Wie diese Datei zu erstellen ist, dazu komme ich später. Wenn Sie die Datei ausgewählt haben, müssen Sie diese per "Datei hochladen" der Deutschen Post AG zur Verfügung stellen. Nach dem erflogreichen Hochladen erhalten Sie den folgenden Dialog:

adressdaten_hochladen

Hier haben Sie die Möglichkeit, die Adressen auszuwählen, an die Ihr Anschreiben versendet werden soll. Das kann bei einer großen Anzahl an Adressen jedoch unübersichtlich werden, eine Lösung für dieses Problem wird weiter unten beschrieben. In diesem Beispiel gehe ich davon aus, dass Sie alle hochgeladenen Adressen mit Ihrem Anschreiben beglücken möchten. Also wählen Sie alle Adressaten aus und klicken Sie auf den Knopf "Adresse(n) übernehmen".

Nun ist es fast geschafft. Nur noch das passende Medium auswählen, auf dem der Ausdruck erfolgen soll. In meinem Beispiel habe ich das DL-Format als Briefumschlag gewählt, das ist ein Umschlag mit den Maßen 220 x 110 mm, DL steht für DIN Lang, zu verwenden bei einer Drittelfaltung von DIN-A4-Bögen.

Auf der Folgeseite erhalten Sie die Möglichkeit, das Druckfomat zu ändern, davon sollten Sie nun Gebrauch machen. Wählen Sie zu diesem Zweck den folgenden Button:

druckformat_aendern

Sie gelangen auf einen Auswahldialog mit unterschiedlichen Wahlmöglichkeiten. In unserem Beispiel wählen wir wie oben beschrieben "Umschläge" aus, die direkt bedruckt werden sollen.

ausgabeformat

In unserem Fall ist es wie beschrieben der Umschlag "Brief DIN lang 220 x 110".

Und danach folgt all das, womit die Deutsche Post AG ihr Geld verdient, Sie müssen das, was Sie ausgewählt haben, auch bezahlen. Da gibt es die unterschiedlichsten Möglichkeiten, wählen Sie die, die am besten zu Ihnen passt.

Als Ergebnis erhalten Sie eine PDF-Datei, die Sie direkt herunterladen können, diese Datei wird Ihnen von der Deutschen Post AG aber auch per Mail zur Verfügung gestellt. Im Ausdruck sieht eine Adresse wie folgt aus:

adresse_mit_frankierung

Hier finden Sie ein Beispiel einer PDF-Musterdatei, die Sie auf Ihrem Drucker auf dem entsprechenden Medium ausdrucken können: MUSTERDATEI zum Ansehen

Erstellung von CSV-Dateien im Format der Internetmarke

Um mir das Erstellen der CSV-Datei mit den erforderlichen Adressen zu vereinfachen, habe ich eine kleine EXCEL-Datei entwickelt, die das Leben des Frankierens und Adressierens vereinfacht. Ziel war es, nicht im CSV-Format mit EXCEL arbeiten zu müssen, weil alle Formatierungen nach dem Beenden von EXCEL verloren gehen. Dann wollte ich eine Möglichkeit schaffen, einen einfachen Export hinzubekommen, der nur die Datensätze enthält, die letztendlich für das Frankieren benötigt werden. Erforderlich ist es vielleicht auch manchmal, je nach der Gegebenheit, einfach die Absenderadresse zu verändern. Das war die Zielsetzung und das Pflichtenheft für die Erstellung der EXCEL-Datei "Internetmarke".

Nach dem Öffnen des EXCEL-Sheets können Sie Ihre Adressdaten auf dem Arbeitsblatt adressen erfassen. Die Überschriften sind selbsterklärend. Einige Musterdatensätze sind erfasst. Eine Anmerkung noch zu der Spalte "Land"; hier wird der dreistellige Länder-ISO-Code erwartet. Sie finden eine aktuelle Liste auf WIKIPEDIA.

Über die Eingabe von Merkmalen lassen sich die einzelnen Datensätze kategorisieren. So haben Sie die Möglichkeit, über die Filterfunktion einzelne Datensätze effizient zu selektieren.

merkmal

Wichtig für den Export der gewünschten Adressdaten ist die Spalte "Exportieren". Alle Datensätze, die mit einem "x" versehen sind, werden in das für die Deutsche Post AG lesbare CSV-Format exportiert.

exportieren

Bevor Sie den Export starten, müssen Sie Ihre Absenderinformationen auf dem Arbeitsblatt  voreinstellung erfassen. Die Erfassungsmaske sieht wie folgt aus:

absenderinformationen

In dem Bereich "Angaben für die CSV-Datei" brauchen Sie nichts zu erfassen. Hier merkt sich das EXCEL-Sheet den zuletzt vergebenen Dateinamen und den Pfad der CSV-Datei, die Sie zuletzt abgespeichert haben.

Wechseln Sie dann wieder auf das Arbeitsblatt adressen und klicken Sie, nachdem Sie die gewünschten Adressen erfasst und entsprechend markiert haben, den Knopf "CSV exportieren".

csv_exportieren

Es erscheint der Datei-Standarddialog von Windows, über den Sie den Pfad auswählen können, wo Sie Ihre Datei speichern möchten und Sie vergeben den Namen für die CSV-Datei. Die Endung ".csv" wird automatisch vergeben.

Die entstandene CSV-Datei können Sie nun für das Drucken der Internetmarke wie oben beschrieben benutzen.

Hier können Sie das EXCEL-Sheet downloaden. Wenn Sie Verbesserungsvorschläge haben, schreiben Sie eine Mail über den Kontaktbereich oder direkt an Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spambots geschützt! JavaScript muss aktiviert werden, damit sie angezeigt werden kann. . Ich freue mich auch über Ihre Erfahrungsberichte.


Zuletzt aktualisiert am Donnerstag, den 31. Januar 2013 um 22:49 Uhr  


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